档案工作八个流程档案管理的工作流程与内容

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2020-05-12 10:50:34 来源：朵拉利品网

1, 档案管理的工作流程与内容

档案管理工作流程：
一、立卷归档
档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案—7a64e59b9ee7ad9431333365643638—制作检索工具——档案入库——分类上架。
二、借阅
1、本单位人员借阅档案
由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
2、外单位人员查阅档案
查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
三、收集、交接、整理、统计工作
1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整
2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷
3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）
4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导
5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷
6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案
7、档案室对案卷进行分类、整理
8、编制档号
9、编制案卷目录等各种检索工具
10、入库
11、做好档案的统计、保安
12、开展档案的利用
13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工
四、鉴定销毁
档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

2, 档案管理有那些流程

档案管理的流程具有严格的相关规定，从收存到销毁每一步都要根据要求来。
1、档案转入交接
(1)对接收的人事档案按来源分为由有关人员直接交付的档案和由机要或邮递等间接渠道交付的档案。
(2)间接交付的档案，做好收到记录登记，暂时封存，待本人或其用人单位需办理时，再当面开始验收档案。对间接交付前已经开封的档案，应由间接交付人签字证明。
(3)直接交付的档案，现场开启进行验收，对照档案目录一一核对，并由交付人签字认可。人事档案资料中应当或必须有的资料，需特别注意作好记录。
(4)应当留存的档案资料包括：①企业人事档案中如果是招工（招用）的必须有招工（招用）表。②区外调动的，需有调动表及调动前的所有人事档案。③大中专毕业生分配到企业的档案中需有报到证副本及学籍、学历证明材料。④失业人员的档案资料中应当有解除劳动合同报告书、失业登记表，保险手册。⑤派回原籍的大中专毕业生的档案中应当有报到证副本及学历证明材料。
(5)不应存留的资料一律不留存。档案清点无误后，由验收人和交付人办理交接手续，记录内容包括档案内材料名称，交接时间、地点、交接人签名等事项。
2、档案保管
(1)对接收的档案，先进行微机存档管理工作，录入内容包括姓名、身份证号码、工作单位、接收时间、缴费情况及转出时间、转入地等事项，微机中的记录号与档案序号一致，便于查找。
(2)微机录入后，对每一份档案按照其所在工作单位进行手工台帐登记，登记内容为姓名、档案号、接收时间、缴费情况及转出时间、转入地等。
(3)手工登记后，严格按照人事档案材料的分类及说明的要求，对档案中所包括的各项材料按类、号、页的顺序做好目录，并按目录顺序进行整理，然后做好验收登记，最后装订成册归档。
（三）档案验收操作规程
1、对接收的档案按来源分类，分为由有关人员直接交付的档案和由邮递等间接渠道交付的档案。
2、对间接交付的档案，做好收到记录登记，暂时封存，待档案人的用人单位或本人需办理劳动人事关系代理事项时，再当面开始验收档案。对间接交付前已经开封的档案，应由间接交付人签字证明。
3、对直接交付的档案，现场开启进行验收，对照档案目录一一核对，发现与目录不符的，要查出并记录；没有档案目录的，据实进行清查，作为档案资料应当或必须存档资料的要查出来并做好记录。
对查出缺少的资料，向交付人询查情况，交付人认可不要求追查的就进入下一步交接；交付人认为要追查缺失资料的，办理退回手续或是暂存手续，待补齐资料后再进行下一步工作。
4、人事档案资料中应当或必须有的资料，需特别注意。例如统招统配的大中专毕业生的就业通知书副本、毕业生登记表，正规的学籍卡，以及统招考试录取的资料。
用人单位招用的人员的招用登记表，特别是93年以前参加工作的“固定工”，和96年在事业单位参加工作的人员，涉及养老保险视同交费年限问题，必须有原始招用手续记录。发现缺少类似重要资料的，必须告知其本人，及时采取措施。
5、不应存留的资料一律不留存，如就业通知书正本、毕业证、身份证、职业资格证等材料。因落户籍和社会保险需使用的资料，办理完毕退回本人。使用和退回应有交接记录。
6、档案清点无误后，由验收人和交付人办理交接手续，记录内容包括档案内材料名称，交接时间、地点、交接人签名等事项。
7、整理档案资料。收交档案室，或者进入代理服务程序等其它工作程序。

3, 档案管理具体流程

档案管理工作流程 1. 人力资源信息管理
1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心，并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。
1.3 公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。
2.人事档案管理的基本要求
2.1公司行政人事部负责人事档案工作的归口管理。
2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。
3.确立两级档案管理制度
3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；
3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
4.人事档案分类
第一类：履历材料；
第二类：自传材料；
第三类：鉴定、考核、考察材料；
第四类：学历和评聘材料；
第五类：政治面貌材料；
第六类：奖励材料；
第七类：处分材料；
第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
档案存储交档人填写存档登记表档案查阅档案借用查阅人说明要查阅的内容查阅人说明要借用的内容管理员查找要查阅的档案通过记忆查找查档案目录表找到档案无交档记录在办公室内查阅拿出办公室需签字查阅、借用中保证档案的完好。不得涂改、损坏。借用人归还档案，管理员接收时检验档案是否完好完好不完好管理员在档案借阅登记表上填写归还日期及接收人签字放回档案盒内管理员审验档案，在存档人栏内签字确认接收根据存档要求选择存档位置在档案盒内登记存档内容在档案目录表内登记存档内容周末复核本周所存储档案执行中合同复印件转财务部门文件柜文件盒总目子目分项子项原件复印件员工领导外部人员证件类复印件盖章须在用印处注明使用目的有主管批条无主管批条不能借出可以借出管理员标明不归还原因或转存其他部门同意不同意请示主管不归还归还交档人签字日期内容页数份数原件复印件其它交档人签字日期内容页数份数原件复印件其它在档案借阅登记表上登记管理员记录存档位置持有公司主管批条没有公司主管批条向领导核实查询档案未交原因，联系相关部门补充无法补充完善的向领导汇报说明情况由借用人负责完善

4, 关于人事档案的具体流程

一、目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
二、档案整理：
编码：由综合部统一编码。（见附件一）
备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部
门进行统一的编码。
整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。（见附件一）
备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。
档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法
与‘范本’雷同。
外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。
档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。
备注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。
(2)、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。
印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外）。
(1)所有的档案资料需盖有‘受付’章 ------ 红色
(2)发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色
(3)对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色
(4)档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。
档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）
(1) 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。
A：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批
B：查阅非部门档案：
① B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批
② A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理）
（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）
(2) 借阅：只限于B级档案。
A：程序：填申请表 → 部门负责人审批
B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。
(3) 复印、摘抄：
A：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批
(4) 备注：A级档案即机密档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。
(5) “档案使用申请表”详见附件六。
书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的
(1) 借阅：只需在登记表上（如附件七）作相关的登记。
(2) 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记（如附件八）。
备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。

名词解释

档案

《档案》是一档由北京电视台推出的纪实栏目，由石凉、赵立新、曹炳琨、谭江海等现代说书人担任嘉宾。节目由一个特定的，极具个性化的讲述者（主持人）现场讲述和展示为基本形态，节目形式以案件和事件现场实录回放为线索，首次披露国内大案要案、社会传奇、情感故事等。该节目于2009年2月4日起每周一至周五21:22在北京卫视播出。

档案室

档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。