电子档案管理系统需求 档案管理系统功能性需求说明如 该系统中有哪些参与者

2020-05-12 10:46:52 来源：朵拉利品网

1, 档案管理系统功能性需求说明如 该系统中有哪些参与者

楼主可以参考绍林科技开发的3Hmis综合档案管理系统的功能需求：
1、符合行业规范与标准
3Hmis推出20多年来，对众多的文件及综合档案管理的国家、省市及行业管理的标准与规范，进行了跟踪与响应，每一个版本的推出，都力求符合当时的规范与标准，并且，也力求满足各行各业的管理与操作习惯，并已经成千上万的客户验证。
2、符合计算机软件的操作潮流
操作3Hmis时，与操作其他网站与软件是基本一样的，只要具备计算机和文档管理的基础知识，经过简单的学习，即可方便的使用3Hmis。
3、方便的归档编辑平台
提供文件归档编辑平台，综合档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等，在一个界面上，即可全部实现。
4、支持各种数字档案格式
3Hmis可管理各种常用的数字档案资料格式，如Office文档、PDF文档、声音、图形、图像以及视频文件等，都可实现在线管理、显示、打印与播放。
5、实体档案与数字化档案同步实时管理
3Hmis容许纸质档案、实物档案与数字化档案在同一系统中实施同步管理，并且，可提供实体档案的存放位置地图显示，以方便管理与利用。数字化档案集中统一管理，实体纸质档案则可根据需要，实施分布式管理，即可对设置于不同地点的档案库房实施管理。
6、实体档案数字化处理可流程化
3Hmis内嵌流程模块，档案资料数字化的质检与审批等工作可流程化。
启动档案资料数字化审批流程的目的，是通过校对、复核与批准等程序，确保档案资料数字化结果的正确、清晰与安全。对于审批流程，可预先设计好流程模板和流程表单，供需要时套用，提交人亦可在提交审批流程时现场设置或修改。
3Hmis的日志功能，就像飞机上的黑匣子一样，能无声无息的自动记录档案资料的数字化处理过程。
7、可将电子文档发送到磁盘，制作光盘等
可依权限将电子档案资料按分类架构发送到磁盘，以制作光盘或用于其它用途。
8、提供综合档案的借阅、归还与发放管理
3Hmis提供的借阅、归还与发放功能，可对一式多份的文档按份进行管理，对于没有阅读权的档案资料，可提交无纸化的借阅申请，待批准后，阅读电子文档或按预约的时间到档案资料室阅读纸质档案资料。
由于可按份进行管理，该功能还可以用于图书的管理。
9、具备综合档案表格设计与打印功能
3Hmis提供了一个采用Excel格式作为表格格式的档案资料表格设计工具，并可将表格格式与相应的档案资料类型连接，按需要打印各种档案资料表格。
10、提醒功能，用于周期性工作的提醒
3Hmis内嵌提醒功能，可用于临时性或周期性工作的按日、周、月、年等进行提醒，如会议提醒、合同执行提醒、证件年检时间提醒等，提醒可采用内部邮件或短信的方式进行。
11、可实现综合档案管理无纸化，并可手写批注和手写签名
3Hmis内嵌流程管理模块，可用于档案资料管理的流程操作，并且，在流程处理过程中，可手写批注和手写签名，以方便习惯于手写操作的领导手写批示和签名。
12、内嵌短信平台，改善综合档案管理的机动性与效率
3Hmis内嵌的短信平台，可用于档案资料借阅的到期提醒，档案资料管理流程的提醒，以及向相关人员群发短信等，以大大改善档案资料管理的机动性和提高档案资料管理的效率。
13、可利用电子标签、条码技术管理文档资料
3Hmis将条码、电子标签等物联网技术引入文档资料管理，进一步提高了管理的科技水平与技术含量。
14、综合档案注销与销毁管理
可采用自然语言查找到期或快到期的档案资料，如在查询条件输入框输入“查找到期档案：已过期1年以上”，即可查出保管期限已过期1年以上，若需要注销，则进行注销操作，打印注销清册，按规定的程序进行销毁申请，待批准后即可对实体档案资料进行销毁处理。
档案管理系统应由负责档案的部门进行管理，开放给企业全员使用，用户可根据权限查阅电子档案，或对档案进行借阅。

2, 档案资料管理系统化如何提需求？

需求主要应该考虑几方面问题：
1. 出入库：通过系统进行登记导入，可单个也可批量。
2. 存放：
入库时对档案进行位置编码，无论如何存放，都可以快速方便的查找定位；
3. 利用：
借阅管理电子化登记。
针对电子化档案，实现远程借阅、远程审批、到期自动终止借阅；
针对实物档案，利用条码技术，无需人工输入，借助扫描设备，轻松完成借阅及归还登记；
充分利用电子化档案，减少对珍贵档案的破坏。
4. 管理：
查询方便； 统计简单，设定好不同的统计条件，可以简单快速的给出统计结果和明细；
清查核对，利用条码技术，通过手持终端设备，快速完成对档案的收集，通过与借阅登记信息进行比对，系统自动给出档案清查核对的结果：哪些档案丢失了、哪些档案被借出不在库了。
5. 电子化：
采用完整的权限控制管理手段，可以将每一卷电子化档案的查阅权限精确控制到对应的人、组织；
针对政府等机构，还可以分为内、外部人员的不同方式进行借阅，使公众可以通过机构提供的查询渠道（办事大厅、互联网）查阅关注的档案。
其他根据你们单位的实际需求，和相关部门的使用问题，可以进一步调研.如果你们思路不是很清楚，不建议你找公司项目化开发.就像你盖房子，什么都没想好就找施工队，结果盖完了发现不是很适合，但是已经不能改了.还不如找产品比较成熟的，可能厂家比你考虑的更成熟，还可以有持续的升级服务.
QQ:772379464 欢迎交流

3, 学生档案管理系统需求分析

我不知道您所说的配置是指软件的配置还是电脑的配置，但我可以分别回答一下：
1、现在买的电脑由于配置都不算低，安装各类档案软件都够用，不用担心电脑的配置低，如果你的电脑是以前买的，那就问问档案软件开发商，看看配置是否支持；
2、软件的配置是指在档案软件中配置自己用的档案模板或是自定义一些功能啊什么的，这种配置不是哪一款档案软件都具备的，具有自定义字段、自定义打印格式的档案软件例如万能档案，可以由用户自行配置。
可以在百度上搜“万能档案”，安装到自己的电脑上试一试。

名词解释

档案

《档案》是一档由北京电视台推出的纪实栏目，由石凉、赵立新、曹炳琨、谭江海等现代说书人担任嘉宾。 节目由一个特定的，极具个性化的讲述者（主持人）现场讲述和展示为基本形态，节目形式以案件和事件现场实录回放为线索，首次披露国内大案要案、社会传奇、情感故事等。 该节目于2009年2月4日起每周一至周五21:22在北京卫视播出。

配置

配置是一个汉语词汇，拼音是pèi zhì，配：把缺少的补足；置：设立。配置就是把缺少的补足并且设置好。也是围棋术语。布阵间棋子相互之间的配合，涉及棋子位置的高低、远近、疏密等方面。

软件

软件（software）是一系列按照特定顺序组织的电脑数据和指令，是电脑中的非有形部分。 软件一般被划分为系统软件、应用软件和介于这两者之间的中间件。软件包括所有在电脑运行的程序，其不分架构，有共通的特性，在运行后可以让硬件运行依设计时要求的机能。简单地说，软件就是程序加文档的集合体。软件被应用于世界的各个领域，对人们的生活和工作都产生了深远的影响。

• 上一篇 档案管理系统的优点 档案管理有什么优点
• 下一篇 档案管理系统怎么做 档案管理怎么做？