电子存档管理系统 电子文件如何归档管理

2020-05-12 10:45:40 来源：朵拉利品网

1, 电子文件如何归档管理

中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002。规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方e799bee5baa6e997aee7ad94e78988e69d8331333337616565法。
新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 电子文件的两个基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
标准适用
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
规范引用
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

2, 如何加强电子文件归档管理

第一步，不要急着评估市面上现有的邮件类存档软件产品。首先，应该健全企业内部的管理策略，划清不同部门的职责，明确电子邮件存档管理工作究竟由哪个部门或哪位职员负责。在许多公司中，存档电子邮件信息的管理这一块仍然属于“三不管”的灰色区域，从电子邮件部门、文件管理部门、存储管理部门、系统管理部门，到任何与IT系统沾点儿边的部门，似乎都得负起点责任，但是，它又没有被明确地划入某个部门的职责范围内。
第二步，根据企业的实际需求来评估软件产品的关键性能。所谓关键性能，主要从以下几个方面来考虑：
·围绕着电子邮件信息的存档和检索管理，制定合适的策略和规则；
·搜索电子邮件（包括附件在内）的内容，并根据其业务重要性加以分类；
·尽可能选择可与企业的邮件服务器相兼容的存档工具，以免干扰服务器的性能；
·可管理异构系统（如台式电脑和笔记本电脑）的邮件存档数据，可追踪存储资源增长数据并生成符合审核员要求的图表文字报告。

名词解释

文件

曾经有报道指出，著名导演史蒂文·斯皮尔伯格正在筹备一部名为《邮报》（The Post）的讲述征服丑闻的影片。近日，关于这部备受关注的影片又有新的消息传来。首先，影片名从《邮报》更换成了《文件》（The Papers）。其次是，除了既定的主演，汤姆·汉克斯和梅丽尔·斯特里普之外，影片其他的演员也已曝光。

电子

电子（英语：electron）是一种带有负电的次原子粒子，通常标记为正在加载。电子属于轻子类，以重力、电磁力和弱核力与其它粒子相互作用。轻子是构成物质的基本粒子之一，无法被分解为更小的粒子。电子带有1/2自旋，是一种费米子。因此，根据泡利不相容原理，任何两个电子都不能处于同样的状态。电子的反粒子是正电子（又称正子），其质量、自旋、带电量大小都与电子相同，但是电量正负性与电子相反。电子与正子会因碰撞而互相湮灭，在这过程中，生成一对以上的光子。 由电子与中子、质子所组成的原子，是物质的基本单位。相对于中子和质子所组成的原子核，电子的质量显得极小。质子的质量大约是电子质量的1836倍。当原子的电子数与质子数不等时，原子会带电；称该带电原子为离子。当原子得到额外的电子时，它带有负电，叫阴离子，失去电子时，它带有正电，叫阳离子。若物体带有的电子多于或少于原子核的电量，导致正负电量不平衡时，称该物体带静电。当正负电量平衡时，称物体的电性为电中性。

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