档案数字化实施方案数字化档案室建设方案应该怎样做？

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2019-12-12 22:13:53 来源：朵拉利品网

1, 数字化档案室建设方案应该怎样做？

档案数字化是一项庞大的系统工程，数字化工作涉及需要数字化档案、人员、数字化设备与技术等，最终的产品是高质量的电子档案数据。档案数字化系统工程需要大量的人力、物力和财力的投入，同时需要对数字化的流程、质量实施有效的组织、监控和管理等工作。
1、明确档案数字化内容及标准
确实数字化处理的档案范围、数量和数字化工作任务的时间周期。根据档案数字化相关规范要求及实际情况，制定出详细可行的纸质档案整理分类、分级、编号、编页、扫描与处理等工作规范。
2、确定数字化实施技术途径及质量管控制标
纸质档案介质多种多样，有打印纸、硫酸纸、绘图纸等，记录方式有打印、书写等。要有效完成档案数字化工作，除了具备相关扫描设备的图像处理软件外，同时必须具体分析档案特性。确定切实可行的实施技术途径，根据工作标准和个流程，确定好数字化过程中每个环节的质量管控指标。
3、数字化加工环境搭建与工作计划
数字化加工场所组建局域网便于集中作业、相互协调配合，高效管理扫描、图像处理及文件收发等工作。进行数字化加工前需要制定一个合理的工作计划，管理者利用该计划结合项目管理类软件动态地管理数字化工作进程，兵进行合理的调整，同时让参与数字化工作的人员了解自己的工作量和整个数字化进度，确保数字化工作进展顺利。
4、数字化加工环境搭建与工作计划
档案数字化加工工作人员必须通过严格的面试、考试合格后才能录用，同时提供个人简历及相关证件，双方签订保密协议。工作人员由档案数字化加工公司经验丰富的项目经理进行统一上岗培训，具备档案数字化加工的相关知识。档案数字化工作涉及环节多、工作量大。往往需要大量工作人员来协同完成，这种情况下尤其需要明确工作内容与职责，否则人多反而协调困难，差错多。
5、现场设备管理
档案数字化加工过程中现场所使用的扫描仪设备、服务器、存储介质等，应当严格按照涉密设备进行管理和使用，不使用无保密保障的设备。

3, 实体档案与数字化档案管理方法

任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

名词解释

档案

《档案》是一档由北京电视台推出的纪实栏目，邀请了石凉、赵立新、曹炳琨、谭江海等现代说书人担任嘉宾。节目定位为演播室节目，由一个特定的，极具个性化的讲述者（主持人）现场讲述和展示为基本形态。该节目于2009年2月4日在北京卫视播出。

扫描

扫描（拼音：sǎo miáo）指通过电子束、无线电波等的左右移动在屏幕上显示出画面或图形，是对某些文字图案的复制，记忆，并保存同样的画面。

案卷

案卷file由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。